تشکیل پرونده دانشجوئی
دانشجویان خارج از کشور در ارتباط با دریافت تسهیلات کنسولی، به شرح زیر تقسیم بندی می‌گردند:
1 - دانشجویانی که از سوی وزارت علوم، تحقیقات و فناوری و یا وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی به عنوان بورسیه به خارج از کشور اعزام شده‌اند که اصطلاحاً به این عده، دانشجویان بورسیه گفته می‌شود و هزینه آنان توسط وزارتخارنه های مذکور پرداخت می‌شود.
2 - دانشجویانی که از ایران جهت تحصیل در مقاطع لیسانس، فوق لیسانس، دکترای با هزینه شخصی به خارج کشور آمده‌اند و محل اقامت آنان در گذرنامه ایران می‌باشد و در خارج دارای اقامت دائم نمی‌باشند. اصطلاحاً به این عده دانشجویان آزاد گفته می‌شود.
3 - دانشجویانی که به همراه والدین در خارج از کشور سکونت دارند و محل اقامت آن‌ها در گذرنامه خارج از کشور است، به این عده دانشجویان مقیم گفته می‌شود. (این تسهیلات به دانشجویان دارای اقامت دائم یا دوتابعیتی تحت شرایط خاصی تعلق می‌گیرد)
شرایط استفاده از تسهیلات غیر ارزی دانشجوئی بعد از تشکیل پرونده تحصیلی و تأیید آن:
1 - موافقت «وزارت علوم، تحقیقات و فناوری» یا «وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی» برای برخورداری از تسهیلات دانشجوئی (فقط برای دانشجویان آزاد و مقیم)
2 - تحصیل حضوری به صورت تمام وقت در دانشگاه معتبر در سطح حداقل کارشناسی
3 - رعایت مقررات نظام وظیفه عمومی (داشتن کارت پایان خدمت، معافیت دائم یا معافیت تحصیلی)
4 - پیشرفت تحصیلی دانشجو با ارائه گواهی اشتغال به تحصیل و ریز نمرات از دانشگاه
گواهی‌های تحصیلی و آموزشی خارجی اتباع جمهوری اسلامی ایران که از سوی مراجع و مراکز معتبر حوزه محل مأموریت (دانشگاه‌ها، مؤسسات و مراکز آموزشی، بیمارستان‌ها و مراکز آموزش درمانی) صادر می‌شوند، تنها از طریق سامانه میخک تائید می‌گردند. فرآیند انجام کار با آن سامانه به شیوه ذیل می‌باشد:
نحوه کار توسط متقاضی
- مدارک مورد نیاز: متقاضی ابتدا مدارک ذیل را با فرمت‌های JPG و JPEG و حداکثر حجم 300 کیلوبایت، اسکن و برای بارگذاری آماده نماید:
1- عکس پرسنلی و جدید تمام رخ (برای خانم‌ها عکس با حجاب اسلامی باشد)
2- کارت ملی جدید (هوشمند)
3- صفحه اول گذرنامه ایرانی معتبر
4- تصویر مهر آخرین خروج در گذرنامه
5- روادید تحصیلی، اقامت تحصیلی و یا مجوز اقامت قانونی
6- آخرین مدرک تحصیلی داخل کشور (چناچه مدرک تحصیلی مقطع قبلی در خارج از کشور صادر شده باشد می‌بایست ابتدا به تائید نمایندگی جمهوری اسلامی ایران در محل تحصیل رسیده باشد.)
7- آخرین مدرک یا گواهی تحصیلی فعلی (دانشجویان گواهی اشتغال به تحصیل و یا گواهی ثبت نام در دانشگاه متضمن ذکر نام دانشگاه، مقطع تحصیلی، تاریخ شروع به تحصیل، رشته تحصیلی را بارگذاری نمایند.)
8- کارت پایان خدمت نظام وظیفه، معافیت دائم، کفالت و یا تحصیلی برای آقایان (در صورت وجود)
- دانشجویان محترم جهت تشکیل پرونده دانشجویی پس از آماده سازی مدارک فوق، می‌بایست وارد سامانه میخک https://mikhak.mfa.gov.ir شده و نسبت به ثبت نام، تکمیل اطلاعات، بارگذاری فایل‌های مرتبط و دریافت رسید کد رهگیری (شامل 12 حرف و عدد لاتین) از سامانه مذکور، اقدام نمایید. بدیهی است بدون دریافت کد رهگیری، دریافت تسهیلات دانشجویی به هیچ عنوان امکان‌پذیر نمی‌باشد.
ملاحظات:
- توجه گردد هر دانشجو تنها یک بار حق استفاده از تسهیلات غیر ارزی برای هر مقطع تحصیلی را دارد بنابراین چنانچه یک مقطع تحصیلی را قبلاً در داخل و یا خارج از کشور گذرانده باشد نمی‌تواند برای تحصیل در همان مقطع یا مقطع پایین‌تر از تسهیلات غیر ارزی استفاده نماید.
- در صورت تغییر دانشگاه محل تحصیل در خارج از کشور، نیاز به تشکیل پرونده تحصیلی جدید می‌باشد.
- برای استفاده از تسهیلات دانشجویی غیر ارزی، سن مجاز برای شروع به تحصیل در دانشگاه های خارج از کشور در مقاطع مختلف تحصیلی و امکان بررسی پرونده تحصیلی برای متقاضیان، حداکثر 40 سال می باشد.
- در زمان تشکیل پرونده تحصیلی در سامانه میخک، بارگذاری کارت ملی هوشمند توسط دانشجو الزامی می باشد. در صورتی که متقاضی هنوز کارت هوشمند ملی دریافت نکرده باشد، لازم است نسبت به بارگذاری کارت ملی قدیم همراه با رسید کارت ملی هوشمند اقدام نماید.
- شرط ارائه تسهیلات غیر ارزی داشتن گذرنامه با محل اقامت ایران می باشد.
- تسهیلات غیرارزی برای اعضاء خانواده دانشجو شامل همسر (در صورتی که مشمول نظام وظیفه نباشد و گذرنامه با محل اقامت ایران داشته باشد) و فرزندان تحت تکفل (ذکور تا سن مشمولیت) در صورتی همراه دانشجو در خارج از کشور اقامت داشته باشند ارائه خواهد شد.
- ارائه هرگونه تسهیلات به دانشجویان فرصت تحقیقاتی و خانواده آنان به دلیل دانشجو بودن در داخل کشور، صرفا از طریق اداره کل بورس و اعزام دانشجو وزارت علوم، تحقیقات و فناوری در داخل کشور امکان پذیر خواهد بود.
- حداکثر مدت مجاز برای ارائه استفاده از تسهیلات غیر ارزی برای دانشجویان ایرانی خارج از کشور در هر مقطع تحصیلی برابر مقررات به شرح ذیل اصلاح می گردد. برای مقطع کاردانی 5 / 2 سال، کارشناسی 5 سال، کارشناسی ارشد پیوسته 9 سال، کارشناسی ارشد ناپیوسته 3 سال ، دکتری تخصصی 5 سال، دکتری رشته پزشکی، دندانپزشکی و داروسازی 9 سال و مقطع تخصص پزشکی 5 سال می باشد.(بارگذاری گواهی پیشرفت تحصیلی سالیانه در سامانه میخک).
- دانشجویانی که مشکل معافیت تحصیلی ندارند ( بانوان و آقایان دارای کارت پایان خدمت یا معافیت نظام وظیفه) در صورتی که بدون مهر اجازه خروج دانشجویی معتبر وارد کشور شوند امکان مساعدت و مکاتبه توسط وزارت متبوع و وزارتین علوم، تحقیقات و فناوری و بهداشت، درمان و آموزش پزشکی برای مهراجازه خروج دانشجویی میسر نیست و باید پس از پرداخت عوارض خروج، از کشور خارج شوند.
تذکر: در صورت انصراف، اخراج و ترک تحصیل ارائه تسهیلات غیر ارزی متوقف می گردد.